Charte des données personnelles

Archiliste maintient depuis 1991 la base de données la plus qualifiée sur les professionnels de la maîtrise d'œuvre en Bâtiment.

A ce titre, Archiliste dispose d'une base de données, de portails d'informations et de newsletters, et réalise de nombreuses missions par email ou par téléphone pour son propre compte ou pour le compte de ses clients.

Les supports d'Archiliste concernés sont :

Archiliste collecte et traite des données à caractère personnel pour son compte et celui de ses clients et partenaires commerciaux.

La présente charte des données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par Archiliste afin de respecter la réglementation applicable et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées.

A. Collecte des données

Archiliste collecte, au travers de ses activités, des données dont certaines permettent d'identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

A1. Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles. A ce titre, Archiliste est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

  • Le consentement de la personne concernée : en France, la CNIL reconnaît un régime spécifique en matière de prospection entre professionnels (« exception B to B »), actualisé le 10 juin 2026. Dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n'est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l'adresse électronique professionnelle dès lors que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne, que celle-ci est informée de l'origine de ses données et de la finalité du message, et qu'elle peut s'y opposer simplement. Les activités d'Archiliste étant mises en œuvre entre professionnels, les collectes sont réalisées suite à une information préalable et le droit d'opposition est garanti à chaque sollicitation.
  • L'exécution des obligations au titre d'un contrat : le recueil des données personnelles de nos clients et utilisateurs est nécessaire afin d'exécuter les termes du contrat (ex : abonnement, souscription à un service en ligne, gratuit ou payant…) et d'assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée. Dans ce contexte, le consentement de la personne n'est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l'exécution du contrat.
  • Une obligation légale rendant le traitement obligatoire : le contexte réglementaire d'une activité peut rendre obligatoires certains traitements et transferts de données, par exemple pour la facturation des produits ou services, ou les activités de formation (feuille de présence).

A2. Les modes de collecte

La collecte par le biais de formulaires — L'accès, l'utilisation, le téléchargement, l'achat ou la souscription à certains services ou produits impliquent le recueil de données personnelles concernant le prospect, client ou utilisateur. Lors du remplissage de formulaires papier ou électroniques, les personnes transmettent des informations les concernant. Ces formulaires précisent systématiquement le nom du responsable de traitement, les finalités de la collecte, son caractère obligatoire ou non, les éventuelles autres exploitations envisagées et leur base légale, ainsi qu'un renvoi vers les modalités d'exercice des droits, les coordonnées du point de contact pour les questions relatives aux données personnelles, les règles de conservation et les modalités de réclamation auprès de l'autorité de contrôle.

La collecte par le biais des cookies — Le terme « cookies » recouvre l'ensemble des traceurs déposés et/ou lus lors de la consultation d'un site internet, de la lecture d'un courrier électronique, ou de l'utilisation d'un logiciel ou d'une application mobile. Ils ont pour but de simplifier la navigation sur les sites ou de personnaliser certains contenus.

La collecte par téléphone — Archiliste réalise des opérations de qualification et des enquêtes par téléphone et peut, à cette occasion, recueillir des données personnelles.

La collecte à partir de sources professionnelles publiées — Archiliste collecte des données mises en ligne publiquement par les professionnels eux-mêmes, notamment sur leurs sites internet et dans les annuaires et répertoires publics. Conformément à la doctrine applicable à la prospection entre professionnels, la personne concernée est informée de l'origine de ses données et de la finalité des sollicitations qu'elle est susceptible de recevoir, et dispose d'une faculté d'opposition simple à toute nouvelle sollicitation.

Collecte indirecte — Archiliste peut obtenir des données à caractère personnel auprès de tiers. Dans une telle hypothèse, Archiliste établit un contrat avec ce tiers conformément au RGPD, avise les personnes du transfert de leurs données dans les conditions définies par la réglementation, indique dans ses fichiers la source des données afin d'en assurer la traçabilité, et informe les personnes concernées des modalités d'exercice de leurs droits.

B. Type d'informations

Certaines informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier.

En conformité avec la législation en vigueur, Archiliste applique le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l'objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d'exercice de leurs droits.

Les données à caractère personnel susceptibles d'être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont principalement : nom et coordonnées (y compris adresses électronique et postale), fonction, numéros de téléphone et de télécopie, ainsi que toutes informations nécessaires pour décrire l'activité, les centres d'intérêt, les abonnements et les demandes des personnes concernées.

B1. Utilisation des données collectées

Archiliste peut utiliser les données à caractère personnel dont elle dispose afin :

  • d'envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d'autres informations ayant trait à ses produits ou services, adaptées aux centres d'intérêt des personnes concernées ;
  • de transmettre des informations sur les produits et les offres de tiers — clients ou partenaires commerciaux d'Archiliste — en relation avec la fonction et/ou un intérêt identifié par rapport à l'activité de la personne concernée ou de son organisation.

Ces données à caractère personnel sont utilisées par Archiliste dans le cadre de ses activités de promotion de ses propres produits et services comme de la prospection pour le compte de tiers, dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

B2. Modalités d'envoi d'information

Selon les coordonnées collectées, Archiliste et ses partenaires peuvent transmettre des informations par message électronique (email, SMS/MMS, notification), message via les réseaux sociaux, téléphone, courrier postal, bannière promotionnelle web ou moteur de recherche sur internet.

C. Stockage des données

Des actions de traitement sont réalisées sur les données figurant dans les bases Archiliste, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l'état de l'art technologique et aux recommandations de l'autorité de contrôle compétente.

C1. Le stockage des données à caractère personnel

Archiliste prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la CNIL sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l'ensemble du groupe.

C2. La durée de conservation des données et l'archivage

La durée de conservation dépend de l'activité concernée, de la nature du contact (client, prospect ou professionnel référencé) et des usages du secteur :

  • Archiliste conserve les documents à caractère obligatoire (factures, pièces comptables, etc.) pour la durée légale de conservation applicable.
  • Les données des professionnels référencés dans l'annuaire (architectes, bureaux d'études, économistes de la construction, etc.) sont conservées pour la durée de leur activité professionnelle constatée. Une fiche est revue, archivée ou supprimée au-delà de cinq (5) ans sans confirmation d'activité (absence de mise à jour, de permis de construire identifié, ou de réponse à une sollicitation).
  • Les données des prospects (clients ou partenaires potentiels) sont supprimées au-delà d'une durée de trois (3) ans sans réponse à aucune sollicitation.
  • Les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale, augmentée des délais de prescription légale applicables.
  • Toute personne ayant exercé son droit d'opposition ou d'effacement voit ses données supprimées de la base active ; ses coordonnées sont conservées, sous une forme minimisée, sur une liste d'opposition (« liste repoussoir »), à la seule fin d'empêcher toute réintégration lors des mises à jour ultérieures de la base — voir article C3 ci-dessous.

C3. Liste d'opposition (« liste repoussoir »)

Archiliste tient à jour une liste des personnes ayant exercé leur droit d'opposition ou de suppression. Cette liste est consultée systématiquement, avant toute réintégration d'une fiche, à chaque mise à jour de la base (identification de permis de construire, comparaison avec les annuaires publics, enquêtes, retours de routage postal ou électronique, accords avec des partenaires), afin de garantir l'effectivité durable du droit d'opposition, conformément aux recommandations de la CNIL.

D. Tiers ayant accès aux données personnelles collectées

Archiliste est susceptible de transférer les données à caractère personnel qu'elle collecte à différents tiers, comme par exemple :

  • des clients et partenaires ayant souscrit un service pouvant impliquer le recueil de données personnelles des utilisateurs ;
  • des prestataires, sous-traitants et fournisseurs afin de réaliser des prestations pour le compte d'Archiliste (par exemple : prestations techniques, services de paiement, vérification d'identité, fournisseurs de solutions analytiques, prestations de routage).

D1. Les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers, pour quelque raison que ce soit (sous-traitance, prestation réalisée pour un client), Archiliste applique les conditions définies par la législation en vigueur.

La mise à disposition de tout ou partie de la base à des clients, régime proposé par le passé, n'est plus offerte : les conditions générales de vente en vigueur depuis octobre 2026 ne prévoient ni cession de fichier ni traitement pour le compte du client. Pour les données ayant pu être mises à disposition de clients dans le cadre de ce régime historique, Archiliste impose contractuellement au client :

  • de n'utiliser les données que pour un usage professionnel conforme à la réglementation en vigueur, en lien avec l'activité des personnes concernées ;
  • de ne pas céder, revendre, sous-licencier ou redistribuer les données à un tiers non partie au contrat ;
  • de mettre à jour ou de purger sa propre copie des données sur notification d'Archiliste, en cas d'opposition, de rectification ou d'effacement demandé par une personne concernée — Archiliste s'engageant à transmettre cette information au client au moins une fois par an ;
  • de respecter, pour toute communication adressée à partir des données fournies, l'obligation d'identification de l'expéditeur et la mise à disposition d'une faculté de désinscription simple.

Le client reste seul responsable, en sa qualité de responsable de son propre traitement, de l'usage qu'il fait des données mises à sa disposition par Archiliste.

E. A qui s'adresser pour avoir des informations ?

Archiliste a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen sur la Protection des Données et d'apporter à toute personne les informations sur les données à caractère personnel la concernant, collectées, et sur les traitements réalisés sur ces données.

E1. L'exercice des droits d'accès, d'opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l'exercice de ces droits doit être adressée via le formulaire de contact disponible sur nos sites. Cette demande doit comporter un maximum d'informations afin qu'elle puisse être traitée à réception, dans un délai maximal d'un mois, pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes (article 12.3 du règlement) — par exemple, l'adresse électronique concernée, afin de faciliter les recherches.

E2. L'exercice du droit à l'oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle figurant dans un article issu d'une publication éditée par Archiliste doit être envoyée via le formulaire de contact, en indiquant les motifs de la requête. Une fois la suppression traitée, toute demande de déréférencement d'un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement audit moteur de recherche par la personne concernée.

E3. La portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être adressée via le formulaire de contact ; Archiliste répondra sur la faisabilité d'une telle demande.

E4. Les demandes relatives à la protection des données et le recours à l'autorité de contrôle

Les demandes relatives à la protection des données personnelles sont traitées par la direction d'Archiliste, joignable via le formulaire de contact disponible sur nos sites. En cas de litige non résolu malgré une demande effectuée via les moyens mis à disposition, toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

F. Les données sont-elles transférées hors Union européenne ?

Si Archiliste communique des données à caractère personnel à une société du groupe ou à un tiers implanté en dehors de l'Union européenne, des mesures sont prises visant à s'assurer que lesdites données bénéficieront du même niveau de protection que celui imposé par l'Union européenne en matière de protection des données. Archiliste s'assure que le traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu'il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, garantissant un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

G. Modalités spécifiques de traitement

Archiliste est susceptible de combiner des informations concernant des entreprises avec des informations confiées par les personnes physiques, dans les conditions et pour les finalités définies dans la présente charte.

H. Recrutement

Dans le cadre de sa politique de recrutement, Archiliste recueille et stocke des données personnelles portant sur des candidats potentiels. Les candidats qui souhaitent modifier ou supprimer leurs données personnelles de nos bases peuvent à tout moment adresser un email en indiquant en objet « données personnelles ».

I. Mises à jour de cette charte

Archiliste peut être amenée à modifier ou mettre à jour la présente charte des données personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.

Dernière mise à jour : septembre 2026.